Le processus de résolution des conflits prévu par le règlement couvre exclusivement les conciliations de conflits découlant de contrats de travaux publics, de fourniture de biens ou de prestations de services, qui sont financés ou cofinancés par des fonds européens et qui, au cours de leur exécution, suscitent des « litiges qui, par leur pertinence, peuvent mettre en danger le respect des délais contractuels ou la perte de fonds ».
Le recours à une tentative de conciliation extrajudiciaire avant le début de l’arbitrage est prévu par la loi n° 43/2024, du 2 décembre, qui a modifié la loi n° 30/2021, du 21 mai, qui a approuvé les mesures spéciales de commande publique.
Selon le règlement désormais publié, l’IMPIC est nommé comme l’entité médiatrice du conflit, et la procédure de résolution des conflits est présidée par le président ou par un membre qualifié de l’institut, désigné par le président.
La demande de tentative de conciliation doit être formulée par écrit et signée conjointement par les parties, le document étant envoyé à l’adresse électronique de l’entité médiatrice du conflit (co*********@***ic.pt) ou, dans certains cas, par courrier recommandé.
Lorsqu’elle est validement soumise, la demande de tentative de conciliation extrajudiciaire sera examinée de manière préliminaire par l’IMPIC dans un délai de 10 jours, prorogeable pour une période similaire chaque fois que des informations complémentaires sont demandées aux parties sur l’objet du conflit.
Les phases essentielles de la procédure — qui a une durée maximale de 30 jours, pouvant être prolongée de 90 jours supplémentaires par l’IMPIC en cas de demande d’informations supplémentaires aux parties — sont la session de pré-conciliation, la session de conciliation et l’accord partiel, total ou le non-accord, qui peuvent avoir lieu à la même date ou à des dates différentes.
Le délai peut également être prolongé pour une période supérieure par accord exprès des parties.
Le règlement stipule également que la procédure sera conclue lorsqu’une des conditions suivantes est remplie : Obtention d’un accord entre les parties ; désistement de l’une des parties ; décision motivée de l’entité médiatrice du conflit ; impossibilité d’obtenir un accord ; ou dépassement du délai maximal de la procédure de résolution des conflits, y compris les prolongations.
En cas d’accord, celui-ci a une force exécutoire, sans nécessité d’homologation judiciaire.