Les indemnités kilométriques versées aux associés d’une entreprise pour les distances parcourues en voiture personnelle dans le cadre professionnel ne sont soumises à l’IRC que si les dépenses ne sont pas facturées aux clients, précise l’administration fiscale.
Dans une information contraignante publiée aujourd’hui sur le Portail Finanças en réponse à une question posée par une entreprise, l’Autorité Fiscale et Douanière (AT) clarifie comment les sociétés commerciales doivent traiter les indemnités versées aux associés gérants ou aux associés non gérants lorsqu’ils se déplacent en voiture personnelle pour le compte de la société.
Comme le Code de l’IRC prévoit que sont soumis à une taxation autonome, avec un taux de 5 %, « les charges effectuées ou supportées relatives aux indemnités et à la compensation pour déplacement en véhicule personnel du travailleur » dès lors qu’elles ne sont pas facturées aux clients, l’entreprise qui a posé la question à l’AT voulait savoir si la situation est la même concernant les associés de la société.
Dans le cas concret, l’un est associé de capital, l’autre exerce des fonctions de gérant, et aucun d’eux ne perçoit de salaire mensuel.
L’AT indique que les gérants ou associés-gérants « ont le statut de travailleurs salariés, comme tout autre travailleur ». Concernant la taxation autonome en IRC qui porte sur les dépenses qui leur sont versées, elle précise qu' »il est pertinent que les charges supportées avec les dépenses kilométriques pour les déplacements en voiture personnelle au service de la société soient facturées ou non facturées au client ».
Si les dépenses sont facturées et si elles sont « expressément indiquées sur la facture émise, il n’y a pas de lieu à taxation autonome ».
En revanche, si elles ne sont pas facturées aux clients, « il y aura lieu à taxation autonome », clarifie l’AT.
Les services fiscaux précisent également que « bien que les entreprises soient libres de fixer les montants à attribuer aux travailleurs comme compensation pour l’utilisation de la voiture personnelle au service de l’employeur », ces sommes sont considérées comme un « revenu du travail dépendant » dans la partie qui dépasse « les limites légales ou lorsque les conditions de leur attribution ne sont pas respectées comme pour les fonctionnaires ».
Cette règle découle d’une norme du Code de l’IRC (à l’article 2) qui prévoit que sont considérés comme revenus de catégorie A « les indemnités kilométriques et les sommes perçues pour l’utilisation de la voiture personnelle au service de l’employeur, dans la mesure où elles dépassent les limites légales ou lorsque les conditions de leur attribution aux fonctionnaires ne sont pas respectées, et les sommes pour les frais de déplacement, de voyages ou de représentation pour lesquelles aucun compte n’a été rendu jusqu’à la fin de l’exercice ».
Pour cette raison, les entreprises doivent inclure ces sommes dans la Déclaration Mensuelle de Rémunérations (DMR), qui doit être remise au fisc.
En même temps, l’AT explique qu’une entreprise, en payant à un associé gérant les « sommes destinées au paiement des kilomètres », même si la personne n’a pas de salaire régulier, peut considérer ces sommes comme une « dépense ou perte de l’exercice ».
Cependant, précise l’autorité fiscale, « ne sont pas déductibles, pour la détermination du bénéfice imposable, les charges » non facturées aux clients « lorsque l’employeur ne dispose pas, pour chaque paiement effectué, d’un tableau permettant de contrôler ces mêmes déplacements ».
